Il ne suffit pas de déplacer le projecteur et d’ajouter quelques chaises pour aménager une salle de réunion. Aujourd’hui, introduire la technologie dans une salle de réunion est plus que nécessaire afin d’apporter le minimum de confort à tous les intervenants y compris les participants à distance. Mais de quoi avez-vous besoin ? Retenez cette liste d’équipements qui permet de rendre une salle de réunion tout aussi fonctionnelle qu’accueillante.
Un vidéoprojecteur…
Vous souhaitez présenter votre réunion à travers une présentation numérique ? Alors, vous devez équiper la salle d’un rétroprojecteur. Ce dispositif est censé projeter les images et les documents à présenter pendant la réunion sur une surface plane telle qu’un mur ou un écran blanc. Aujourd’hui, les vidéoprojecteurs sont de plus en plus innovants et ils prennent en charge des résolutions à haute définition jusqu’à 4K produisant ainsi des images claires, nettes et éclatantes. Ils ont également l’avantage d’être compatibles avec n’importe quels terminaux numériques et connectés : téléviseur, smartphones, tablettes, PC, ordinateurs portables, clés USB…
… Ou un grand écran
Outre un rétroprojecteur, avoir en sa disposition un écran dans une salle de réunion est également important pour des réunions et des brainstormings réussis. Avec un grand écran, les informations et les messages à faire passer seront ainsi clairs et confortables à regarder. C’est d’autant plus important si vous devez passer des appels vidéo à des collaborateurs qui travaillent à l’autre bout du monde. Toutefois, réfléchissez à l’avance à la dimension et à la résolution de l’écran que vous allez choisir. Ces deux critères reposent sur un certain nombre de paramètres tels que la taille de la salle de réunion, le nombre de participants, la distance de visualisation ainsi que la hauteur par laquelle vous allez accrocher l’écran.
Un tableau blanc ou un écran interactif
Utiliser un tableau blanc interactif (exemple sur www.id2son.fr) lors d’une réunion est une source de motivation de plus pour vos collaborateurs. En effet, il vous permet d’illustrer de manière créative et interactive les présentations nécessaires lors d’une réunion. Contrairement à un écran classique où la manipulation se fait via un ordinateur, le tableau peut interagir simplement et rapidement avec un stylet, une encre numérique, une télécommande à distance ou directement à la main grâce à une couche tactile et interactive qui recouvre toute la surface du tableau. Vous pouvez ainsi écrire, dessiner, prendre des notes et joindre des documents directement sur le tableau blanc numérique. Il est également possible de visualiser des tableaux, lire des vidéos, diffuser sans fil des images, et même surfer sur internet sur le dispositif depuis une terminaison mobile (smartphone, tablette, laptop, projecteur…). Pour cela, il suffit de connecter cette dernière au tableau et installer le logiciel approprié qui relie l’appareil mobile et le tableau intelligent.
Une solution de partage d’écran
Afin de permettre à tous les intervenants de participer à la réunion, sans être nécessairement présents dans la salle, la communication et la présentation du briefing peuvent se faire à distance grâce à la fonction partage d’écran. Le partage d’écran peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre salle de réunion. Cette fonction est surtout très utile lors d’une réunion de visioconférence. Avec un partage d’écran, chacun peut montrer le contenu de son écran aux autres, et ce, peu importe où il se trouve. Il est également possible d’accéder aux contenus depuis n’importe quel appareil (ordinateur portable, smartphone ou tablette). Dans certains cas, vous pouvez même contrôler l’ordinateur d’une ou plusieurs employés.
Un système audio performant
La qualité des communications est importante lors d’une réunion. C’est pourquoi il ne faut pas lésiner sur le choix d’un système audioconférence. Fini les hauts- parleurs avec des câbles qui traînent partout ramassant la poussière, car aujourd’hui, l’audioconférence fait place aux systèmes intelligents et sans fil. Ils impressionnent par la qualité de son d’une clarté cristalline. Il peut s’agir aussi bien de haut-parleurs intégrés dans un écran interactif et de système de haut-parleur connecté que de microphones sans fil de plafond. Désormais, chaque intervenant peut être entendu et peut entendre clairement les autres, et ce, de manière cohérente. Par ailleurs, il faut faire en sorte d’isoler acoustiquement l’environnement et de minimiser les échos afin d’optimiser autant que possible la qualité audio.
La conception d’un espace de réunion passe également par l’installation d’une connexion internet stable et d’un système de commande intuitive et conviviale pour contrôler à distance l’éclairage, la ventilation ou encore les rideaux occultant en appuyant simplement sur un bouton.